Terminausfälle kosten Geld: Das Problem der No-Shows
Nicht wahrgenommene Termine sind ein erheblicher Kostenfaktor für Arztpraxen, Kliniken und andere terminbasierte Unternehmen. Studien zeigen, dass bis zu 20% aller vereinbarten Termine nicht wahrgenommen werden – ohne vorherige Absage. Diese sogenannten „No-Shows“ verursachen nicht nur Umsatzverluste, sondern führen auch zu ineffizienter Ressourcennutzung und frustrierten Patienten auf der Warteliste.
Für eine durchschnittliche Arztpraxis mit 50 Terminen pro Tag bedeutet das konkret:
- 10 Leerstunden täglich durch No-Shows
- 5.000-15.000€ Umsatzverlust pro Monat
- Leerlauf bei Personal und Räumlichkeiten
- Frustrierte Patienten auf der Warteliste, die den Termin hätten nutzen können
Die gute Nachricht: SMS-Terminerinnerungen reduzieren No-Shows nachweislich um 70-82%. Das Erasmus MC, eines der führenden Krankenhäuser in den Niederlanden, konnte die No-Show-Rate nach Einführung von SMS-Terminerinnerungen von Spryng um 70% senken.
Warum SMS-Terminerinnerungen so effektiv sind
SMS ist nicht ohne Grund der effektivste Kanal für Terminerinnerungen. Während E-Mails im Durchschnitt nur eine Öffnungsrate von etwa 20% erreichen, werden SMS-Nachrichten zu 98% gelesen – und das meist innerhalb von fünf Minuten nach Erhalt. Diese unmittelbare Aufmerksamkeit macht den entscheidenden Unterschied.
Universelle Erreichbarkeit
Jedes Mobiltelefon kann SMS empfangen, unabhängig davon, ob es sich um ein modernes Smartphone oder ein einfaches Tastentelefon handelt. Es ist keine App-Installation erforderlich, keine Internetverbindung notwendig, und selbst in Gebieten mit schlechter Netzabdeckung werden SMS über das Mobilfunknetz zuverlässig zugestellt. Dies macht SMS zum inklusivsten Kommunikationskanal, der wirklich alle Patienten erreicht.
Sofortige Zustellung
Die Zustellung erfolgt nahezu in Echtzeit. SMS werden über das Mobilfunknetz übertragen und erreichen den Empfänger innerhalb von Sekunden. Selbst bei ausgeschaltetem Datenroaming oder während einer Auslandsreise werden SMS zugestellt – ein entscheidender Vorteil gegenüber internetbasierten Messaging-Diensten.
Hohe Wertschätzung
Nicht zu unterschätzen ist die Wertschätzung, die Patienten und Kunden einer SMS-Terminerinnerung entgegenbringen. In einer Zeit, in der E-Mail-Postfächer überquellen und Push-Benachrichtigungen ignoriert werden, wird eine SMS als praktischer und persönlicher Service wahrgenommen. Dies erhöht nicht nur die Termintreue, sondern stärkt auch die Bindung zwischen Praxis und Patient.
SMS-Terminerinnerungen: Nicht nur für das Gesundheitswesen
Wenn Sie an Terminerinnerungen denken, kommt Ihnen wahrscheinlich zuerst das Gesundheitswesen in den Sinn – Arztpraxen, Zahnärzte, Physiotherapeuten. Tatsächlich wurde Spryng vor 18 Jahren genau zu diesem Zweck gegründet: die Anzahl der No-Shows im Gesundheitswesen zu reduzieren. Doch im Laufe der Jahre hat sich gezeigt, dass SMS-Terminerinnerungen für viele weitere Branchen hochrelevant sind.
Dienstleistungen: Friseure und Kosmetiksalons kämpfen mit denselben Herausforderungen. Ein ausgefallener Termin bedeutet nicht nur Umsatzverlust, sondern auch verschwendete Zeit. Autowerkstätten und Reifendienste profitieren ebenfalls: Wenn ein Kunde seinen Termin für den Reifenwechsel vergisst, blockiert das einen Platz auf der Hebebühne.
Gastronomie: Restaurants mit Reservierungssystem kennen das Problem: Gäste reservieren einen Tisch für sechs Personen, erscheinen aber nicht und sagen auch nicht ab. Der Tisch bleibt leer, während andere Gäste abgewiesen werden mussten. Eine einfache SMS-Erinnerung am Vortag kann dieses Problem deutlich reduzieren.
Logistik & Handel: Bei Lieferdiensten mit Zeitfenstern sind SMS-Terminerinnerungen besonders wertvoll. Wenn ein Kunde sein Zeitfenster für die Möbellieferung vergisst und nicht zu Hause ist, entstehen hohe Kosten für die erneute Anfahrt. Eine rechtzeitige Erinnerung stellt sicher, dass die Lieferung beim ersten Versuch gelingt.
Öffentliche Einrichtungen: Selbst Bürgerämter und Behörden setzen zunehmend auf SMS-Terminerinnerungen. In Zeiten, in denen Termine oft Wochen im Voraus vereinbart werden, ist es nicht ungewöhnlich, dass Bürger ihren Termin vergessen. Eine Erinnerung reduziert nicht nur die No-Show-Rate, sondern verbessert auch die Effizienz der Verwaltung.
Wie funktionieren automatische SMS-Terminerinnerungen?
Die Implementierung von SMS-Terminerinnerungen ist einfacher, als viele zunächst annehmen. Der Prozess lässt sich in vier leichte Schritte unterteilen:
1. Integration mit Ihrem Terminplaner
Die SMS-API von Spryng lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Spryng hat bereits Verbindungen zu zahlreichen Terminplanern:
- TIMEBLOCKR
- Resengo
- SAYWHEN
- Tablebooker
- Salonhub
- Da Vinci Salonsoftware
Falls Sie ein anderes System nutzen, ermöglicht unsere REST-API die Integration in nahezu jede Software.
2. Konfiguration nach Ihren Wünschen
Sie bestimmen den Inhalt der Nachricht, beispielsweise „Hallo Max Mustermann, wir erinnern Sie an Ihren Termin morgen um 14:30 Uhr bei Dr. Müller.“ Auch den Absendernamen legen Sie fest, sodass die SMS beispielsweise von „Praxis Dr. Müller“ kommt und sofort erkennbar ist.
Besonders wichtig ist der Versandzeitpunkt. Möchten Sie die Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin versenden, damit der Patient noch Zeit hat, bei Bedarf abzusagen? Oder bevorzugen Sie eine Erinnerung zwei Stunden vorher? Viele Praxen kombinieren beide Ansätze.
3. Automatischer Versand
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, läuft alles vollautomatisch. Wenn ein neuer Termin in Ihrem System angelegt wird, übernimmt die Automatisierung den Rest. Die SMS wird zum definierten Zeitpunkt versendet, ohne dass Sie oder Ihr Team manuell eingreifen müssen.
4. Transparentes Reporting
Sie erhalten detaillierte Reports über Zustellrate, nicht zugestellte Nachrichten mit entsprechenden Fehlercodes und eine übersichtliche Kostenaufstellung.
Die messbaren Vorteile von SMS-Terminerinnerungen
Drastische Kosteneinsparung
Der offensichtlichste Vorteil liegt in der Reduktion der No-Show-Rate um 70 bis 82 Prozent. Dies führt zu einer unmittelbaren Kosteneinsparung und Umsatzsteigerung. Ein einziger vermiedener No-Show amortisiert oft die Kosten für mehr als 100 versendete SMS.
Kosteneffizienz
Eine SMS kostet durchschnittlich etwa 0,10 Euro, während ein Telefonanruf deutlich teurer ist, nicht nur in Bezug auf die direkten Kosten, sondern auch durch den Zeitaufwand Ihres Personals. Ein Mitarbeiter, der 50 Patienten anrufen muss, ist mehrere Stunden beschäftigt. Die gleichen 50 SMS werden in Sekunden automatisch versendet.
Skalierbarkeit
Da der Versand vollautomatisch erfolgt, können Sie das System problemlos skalieren. Ob Sie 10 oder 10.000 Termine pro Tag verwalten, die SMS-Erinnerungen werden zuverlässig versendet, ohne dass Sie zusätzliches Personal benötigen.
Verbesserter Servicegrad
Patienten und Kunden schätzen die Erinnerung als praktischen Service, der ihnen hilft, ihre Termine nicht zu vergessen. In einer hektischen Zeit wird eine freundliche Erinnerung als Zeichen der Wertschätzung wahrgenommen. Dies stärkt die Kundenbindung und verbessert das Image Ihrer Praxis.
Compliance & Sicherheit
SMS-Terminerinnerungen über Spryng erfüllen alle relevanten Compliance-Anforderungen. Der Service ist DSGVO-konform, und Spryng ist als einziger SMS-Anbieter in Europa nach ISO 27001 und NEN 7510 zertifiziert. Dies garantiert höchste Sicherheitsstandards für sensible Patientendaten.
Rechnet sich das wirklich? Eine Beispielrechnung
Lassen Sie uns die Wirtschaftlichkeit von SMS-Terminerinnerungen an einem konkreten Beispiel durchrechnen.
Ausgangssituation:
- 50 Termine pro Tag
- 20% No-Show-Rate ohne Erinnerung = 10 verpasste Termine/Tag
- Durchschnittlicher Terminwert: 80€
- Verlust: 800€/Tag = 16.000€/Monat
Mit SMS-Terminerinnerungen:
- 70% weniger No-Shows = nur noch 3 verpasste Termine/Tag
- Ersparnis: 560€/Tag = 11.200€/Monat
- SMS-Kosten: ~150€/Monat (50 SMS/Tag à 0,10€)
- Netto-Gewinn: 11.050€/Monat
Diese Rechnung berücksichtigt noch nicht einmal die eingesparte Zeit Ihres Personals, das nicht mehr manuell Erinnerungsanrufe tätigen muss. Auch die verbesserte Auslastung Ihrer Ressourcen und die höhere Patientenzufriedenheit sind schwer in Zahlen zu fassen, tragen aber erheblich zum Erfolg Ihrer Praxis bei.
SMS-Terminerinnerungen sind nur der Anfang
Terminerinnerungen sind eine der beliebtesten und effektivsten Anwendungen von SMS im geschäftlichen Kontext – aber bei weitem nicht die einzige. Viele unserer Kunden beginnen mit Terminerinnerungen und entdecken dann weitere Einsatzmöglichkeiten:
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Wenn Patienten sich in Ihr Online-Portal einloggen oder sensible Daten abrufen möchten, sorgt ein per SMS versendeter OTP-Code für zusätzliche Sicherheit.
Transaktionale Nachrichten: Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen oder Statusupdates erreichen den Empfänger zuverlässig und werden sofort zur Kenntnis genommen.
Marketing-Kampagnen: SMS bieten interessante Möglichkeiten für zeitlich begrenzte Angebote oder exklusive Aktionen – allerdings nur mit expliziter Zustimmung des Empfängers.
Spryng verfügt über 18 Jahre Erfahrung im Bereich Messaging und hat in dieser Zeit Kunden aus zahlreichen Branchen beraten: Gesundheitswesen, Einzelhandel, Logistik, E-Commerce, Finanzwesen und viele mehr.
Bereit, Ihre No-Show-Rate zu senken?
Die Implementierung von SMS-Terminerinnerungen ist eine der effektivsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Terminausfälle zu reduzieren und gleichzeitig Ihren Service zu verbessern. Die Zahlen sprechen für sich: Eine Reduktion der No-Show-Rate um 70% ist keine Ausnahme, sondern die Regel.
