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Wie SMS im Gesundheitswesen Wartezeiten verkürzt

Gesundheitswesen
Wie SMS im Gesundheitswesen Wartezeiten verkürzt

“Beeile dich und erledige die Dinge, die nicht dringend sind, damit du genug Zeit für die wirklich dringenden Dinge hast.” Diese chinesische Weisheit sagt viel über die Art und Weise aus, wie wir unsere Zeit einteilen. In unserer Gesellschaft arbeiten wir gerne effizient. Warten hat darin keinen Platz. Es ist Zeitverschwendung, es kostet oft Geld und nicht zuletzt verursacht es Unannehmlichkeiten. Zum Beispiel das Warten auf ein Haus oder das Stehen auf der Warteliste für eine bestimmte Behandlung in einem Krankenhaus. Als Gesundheits- einrichtung wollen Sie alles tun, um die Wartelisten so klein wie möglich zu halten. Oder besser noch, sie ganz abzuschaffen. Aber wie stellt man das an? Wo kann man Zeit gewinnen, damit die Patienten nicht so lange warten müssen? Mit anderen Worten: Wie richten Sie als Gesundheitseinrichtung Ihre internen Prozesse optimal auf das Timing des Patienten aus?

Wartelisten im Gesundheitswesen
Warten ist nichts, was wir gerne tun. Auch im Gesundheitswesen ist das Warten eine lästige Begleiterscheinung. Denn sobald man Hilfe braucht, muss oft etwas passieren. Mit der Behandlung beginnen, eine Diagnose stellen oder aufgenommen werden. Und das am besten so schnell wie möglich, denn Warten bedeutet manchmal, dass sich das Leiden verschlimmert und die Beschwerden zunehmen. Doch leider haben wir es im Gesundheitswesen mit Wartelisten zu tun. Das ist kein neues Phänomen, aber durch die weltweite Corona-Krise haben sich die Wartezeiten für Nicht-COVID-Behandlungen in vielen Krankenhäusern im letzten Jahr sogar noch verlängert.

Arten von Wartezeiten
Es gibt zwei Arten von Wartezeiten, die im Gesundheitswesen häufig unterschieden werden: 

  • Die Anmelde-Wartezeit. Das ist die Wartezeit zwischen dem Zeitpunkt der Anmeldung und dem ersten Aufnahmegespräch.
  • Die Behandlungswartezeit. Dies ist die Wartezeit zwischen dem Aufnahmegespräch und dem ersten Moment der Behandlung.

 

Die “Wartezeit auf soziale Unterstützung” wird manchmal auch separat erwähnt. Dies ist die durchschnittliche Anzahl von Wochen zwischen der Entscheidung der Kommune und dem Beginn der Betreuung.

Sowohl für die Betreuer als auch für die Klienten sind Wartezeiten natürlich unangenehm und sie würden es bevorzugen, wenn jedem schnell und effizient geholfen und möglicherweise behandelt werden könnte. Andererseits sehen wir immer noch, dass einige Patienten nicht zu einem Termin in einer Gesundheitseinrichtung erscheinen. Aus welchen Gründen auch immer. Diese verpassten Termine helfen natürlich nicht bei den Wartelisten. Personal, das bereit ist, Räume, die reserviert sind, Termine, die gemacht werden. Es ist alles umsonst, wenn der Klient oder Patient nicht oder nicht pünktlich erscheint. 

Ursachen für Nichterscheinen
Aus Sicht des Patienten oder Kunden gibt es alle möglichen Gründe für das Nichterscheinen zu einem Arzttermin. Zum Beispiel: 

  • Die Beschwerden sind verschwunden
  • Der Kunde ist zu krank geworden oder verstorben
  • Es gibt keine Transportmöglichkeit
  • Der Klient ist bereits in der Pflegeeinrichtung (oder anderswo aufgenommen)
  • Es gibt keine Möglichkeit, eine Betreuung für die Kinder zu organisieren
  • Der Klient kommt nicht wegen der Wetterbedingungen oder anderer Verhältnisse

 

Es ist nicht einfach für die Pflegeeinrichtung, dies proaktiv zu ändern. Es gibt aber auch Ursachen für das Nichterscheinen zu Terminen, die Sie als Gesundheitsdienstleister beeinflussen können.

No-Shows, die verhindert werden können
Lassen Sie uns einen Blick auf andere Ursachen für verpasste Termine werfen. Gründe, die Sie als Gesundheitsdienstleister möglicherweise beseitigen können, so dass die Anzahl sinkt. 

Betrachten Sie zum Beispiel einen dieser Gründe

  • Ungeduld: es gibt eine lange Wartezeit vor Ort (im Wartezimmer oder bei einer Beratung) und der Kunde ist weggelaufen. 
  • Vergessen: der Termin wurde u.a. wegen Arbeitsbelastung vergessen, manchmal auch, weil er bereits vor langer Zeit angesetzt wurde.
  • Andere Priorität: Es ist etwas dazwischen gekommen und der Klient erkennt nicht die Wichtigkeit der Absage
  • Furcht: Der Klient hat Angst
  • Sinneswandel: der Klient ist aus eigenem Antrieb in ein anderes Krankenhaus gewechselt
  • Geld: Der Klient erwartet, dass er den Termin aufgrund seines eigenen Risikos selbst bezahlen muss.

 

Die entscheidende Frage für Einrichtungen des Gesundheitswesens: Wie kann man diese No-Shows verhindern? Wenn möglich, mit so wenig zusätzlichen Kosten oder Aufwand wie möglich. 

Weniger Nichterscheinen mit SMS 
Die meisten der oben genannten Gründe sind leicht zu verhindern. Zum Beispiel, indem Sie eine automatisierte SMS-Terminbestätigung und Terminerinnerung versenden. Zwei SMS-Nachrichten können den Unterschied zwischen Kommen und Nichtkommen ausmachen. Mit einer Terminerinnerung auf Ihrem Telefon wird die Chance, einen Termin zu vergessen, wirklich klein. Eine Nachricht von der Gesundheitseinrichtung oder -abteilung kann auch die Hemmschwelle für einen Patienten senken. Es ist beruhigend zu wissen, dass man zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort erwartet wird. Und wenn der Patient nicht kommen kann oder will, ist es wahrscheinlicher, dass der Termin abgesagt oder neu angesetzt wird. Denn der Patient versteht, wie wichtig eine rechtzeitige Absage ist. Eine SMS-Nachricht sorgt also für Kommunikation und Kommunikation sorgt für Verbindung.

Und durch die Verringerung der Anzahl von verpassten Terminen gibt es weniger Schichten in der Planung, was zu einem besseren Patientenfluss führt. All dies zusammen sorgt dafür, dass die Wartelisten aufgrund eines effizienteren Ablaufs kleiner sind.

SMS-Nachricht hat große Wirkung
Die Praxis hat es bewiesen: Eine SMS an Patienten zu schicken, funktioniert viel besser als jeder andere Weg. “Soll ich es für Sie auf einen Zettel schreiben?” Die Chancen stehen gut, dass er in einer Brieftasche landet und nie wieder gefunden wird. Auch die E-Mail-Bestätigung funktioniert nicht so, wie Sie es sich wünschen. Wenn die Terminbestätigung nicht im Spam-Postfach landet, stehen die Chancen gut, dass sie mit all den anderen E-Mails eingeschneit wird. Und “verschwindet” somit ungeöffnet von der Nachrichtenseite. “Sie können den Termin auch direkt auf Ihrem Telefon speichern.” Sicherlich, auch eine Möglichkeit. Aber in welchem Terminkalender: im Familienterminkalender, im persönlichen Terminkalender, im geschäftlichen Terminkalender? Kurzum: Es gibt viele Möglichkeiten, einen Termin zu bestätigen. Doch es gibt nur einen, der wirklich funktioniert: eine SMS-Nachricht als Terminbestätigung und kurz vor dem Termin selbst eine Terminerinnerung versenden. Mit einer Öffnungsrate von 96 Prozent innerhalb von drei Minuten nach Erhalt ist der SMS-Service mit Abstand die beste Option.  

Wartelisten reduzieren
Sie denken jetzt wahrscheinlich: Stimmt. Indem Sie automatisierte SMS-Nachrichten in kleinem und großem Umfang einsetzen, reduzieren Sie die Zahl der “No-Shows”. Und wenn wir uns die Ursachen ansehen, die Sie als Pflegedienstleister beeinflussen können, sinkt die Zahl der “No-Shows” mit SMS spektakulär. Doch wir wollen noch ein wenig weiter denken. Denn der nächste Schritt ist natürlich, wie dadurch die Wartelisten für Patienten Ihrer Gesundheitseinrichtung reduziert werden.  

SMS begleitet Ihre Patienten 
Indem Sie Ihren Patienten auf eine zugängliche, persönliche Art und Weise darüber informieren, wo er sich im Behandlungsprozess befindet, wird die Tendenz zum “Aussteigen” geringer sein. Das Ergebnis: bessere Auslastung der Behandlungsräume, ein besserer Patientenfluss und damit kürzere Wartezeiten und Wartelisten. Und das alles dank ein paar einfacher Nachrichten, die im Voraus vorbereitet und automatisch über eine SMS-API versendet werden. Als Gesundheitseinrichtung können Sie den Text der SMS-Nachricht in Ihrem Dashboard anpassen. Oder Sie können einen Beispieltext wählen, der bereits perfekt zu Ihrer Einrichtung und Abteilung passt. 

SMS-API stellt die Verbindung her
Das Einzige, was Sie brauchen, um automatisch SMS-Nachrichten an Ihre Kunden und Patienten zu senden, ist eine einfache SMS-API. Die SMS-API von Spryng verfügt über Integrationen mit den meisten im Gesundheitswesen verwendeten Terminplanungssystemen. Die Chancen stehen also gut, dass Ihr Gesundheitssystem ohne Probleme mit der SMS-API verbunden werden kann. Falls nicht, wird Spryng diese Verbindung für Ihr System herstellen. Und die Kommunikation kann beginnen!

Big Data Timing
Ihre Kunden werden eine SMS mit einer Terminerinnerung oder -bestätigung sicher zu schätzen wissen. Denn eine SMS-Nachricht ist persönlich, sicher und erreichbar. Und sie erreicht den Empfänger fast immer sofort nach dem Versenden. Auch wenn es keine WiFi-Verbindung gibt. Aber auch wenn Ihre Gesundheitsorganisation bereits SMS-Dienste nutzt, gibt es oft noch Raum für Verbesserungen. Denn effektive Kommunikation ist auch eine Frage des richtigen Timings. Seit mehr als 15 Jahren arbeitet Spryng mit Einrichtungen des Gesundheitswesens an einer optimalen Kommunikation. Wo SMS als Erweiterung des Empfangs oder der Terminvergabe genutzt wird. SMS als zusätzliche ‘Arbeitskraft’ könnte man sagen. Denn mit SMS ist ‘Big Data Timing’ möglich. Gemeinsam mit der Abteilung oder der Gesundheitsorganisation sucht Spryng nach wiederkehrenden Mustern und bildet diese ab. Auf diese Weise wissen wir, wann wir etwas tun müssen, um den Prozess weiter zu verbessern. Eine solche Bestandsaufnahme sorgt dafür, dass das Timing Ihres SMS-Service immer ‘on point’ ist.

Von “No-show” zu “Go-show”
Und wenn wir gemeinsam herausgefunden haben, was für Ihre Praxis funktioniert? Dann kann die SMS auch genutzt werden, um z. B. Termine zu verlegen. Und füllt auf diese Weise die “Lücken” in Ihrem Terminkalender. Das bedeutet, dass die “No-Show” eines Patienten zur “Go-Show” eines anderen Patienten wird. Denn während ‘patient’ auch ‘geduldig’ bedeutet, ist Spryng alles andere als das. Unser Ziel ist und bleibt es, Wartezeiten und Wartelisten im Gesundheitswesen auf Null (Minuten, Stunden, Tage) zu reduzieren. Am liebsten noch heute!

ISO- und NEN-zertifiziert
Spryng ist der einzige SMS-Anbieter in Europa, der nach ISO 27001 und NEN 7510 zertifiziert ist. Das bedeutet, dass die Sicherheit Ihrer Daten (und die Ihrer Patienten) in guten Händen ist. Gerade im Gesundheitswesen ist dies eine wichtige Tatsache. Mehr Informationen über unsere Datensicherheit finden Sie hier.

Warten Sie nicht länger!
Kontaktieren Sie Spryng noch heute für weitere Informationen. Oder testen Sie unsere SMS-API mit einem kostenlosen Testzugang. Erstellen Sie hier schnell und kostenlos ein Konto. Möchten Sie sofort ein kostenloses Angebot? Klicken Sie hier. Gerne beantworten wir auch alle anderen Fragen unter +49 30 3080 6900 oder info@spryng.de. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!